Правила составления деловых писем

Правила составления деловых писем

Семь правил, которые помогут правильно, четко и лаконично писать деловые письма. Издавна умение правильно писать деловые письма считалось большим искусством.

Нередко удачно составленное обращение к потенциальным партнерам само по себе приносит неплохую прибыль. Вот несколько простых правил.

Обращение. Разузнайте побольше о руководителе компании, в которую собираетесь писать. Опыт показывает, что получателю всегда приятнее, когда обращаются к нему лично. Если вы не сумели уточнить его имя, не стоит писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора» и им подобные следует писать полностью.

Заглавие. Письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий его содержание. Это поможет выделить ваше послание из массы аналогичных писем, приходящих в любую серьезную компанию.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо не сразу заинтересует потенциального клиента. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок письма должен содержать такую информацию, которая упростит его поиск.

Комплименты. Хорошее впечатление произведет письмо, которое после приветствия будет содержать вступление-комплимент. В нем можно сказать, что вы рады приветствовать «столь известную фирму», какой честью для вас будет оказывать услуги «столь солидному партнеру» и т. д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Пишите без «воды». Избегайте излишней вежливости («будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста») и бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т. д.). Не поможет вам и обилие лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»), а также просто словесного мусора («мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам»).

Письма, написанные в таком стиле, выглядят менее убедительными и компетентными. Помните, что текст, содержащий много «воды» (пустых и необязательных выражений) создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус.

Не приказывайте. Не употребляйте директивные фразы-указания типа «если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону». Во-первых, так вы сами наталкиваете получателей на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

«Нужные» глаголы». Используйте глаголы совершенного вида. Например: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т. п. Глаголы несовершенного вида (производим, работаем, выполняем и др.) дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Совершенные глаголы создадут иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности. А значит, произведут впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Не забудьте о бланке. Обязательно пишите на фирменном бланке. Это подчеркнет, что за ним стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, укажите расчетный счет и название вашего банка. Не помешают также ссылки на лицензии и сертификаты (если ваш бизнес предполагает их наличие).

Content imported by Document Importer by Plugmatter

Posted in Без рубрики.
access advanced agile autumn beginner checkout confirmation customer education elementary facebook failed history intermediate journey mapping merlion mobile orlan phone powerlinux professions purchase question questions quick sport transaction upper Подбор персонала Полезная информация Трудоустройство Услуги адаптация блок время занятия зарплата инструмент интересно кадры качество клиенты консультация контроль маркетинг менеджмент мир модульный опыт ораторское искусство продажи руководитель руководство совет стимул товар тренинг увольнение управление упражнения