Секретарь-референт

Секретарь-референт

Секретарьреферент — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает  рекомендации. В современных условиях референт — это непосредственный помощник руководителя, к которому предъявляются требования выполнять функции секретаря. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт.

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.

Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.

Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.

Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

Минусы

К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.

Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Место работы

Офисы, фирмы, компании, организации, предприятия любого профиля и форм собственности (приемные руководителей, директоров, юристов, нотариусов).

Личные качества

  • устойчивость нервной системы;
  • самообладание;
  • ответственность;
  • дисциплинированность;
  • высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса;
  • коммуникабельность;
  • хорошая память;
  • надежность;
  • пунктуальность;
  • аккуратность;
  • находчивость;
  • исполнительность;
  • сосредоточенность внимания;
  • эмоционально-волевая устойчивость;
  • организаторские способности;
  • знание иностранного языка (желательно);
  • приятная презентабельная внешность;
  • знание основ психологии общения, этики и эстетики.

Представляем Вашему вниманию примерную должностную инструкцию секретаря-референта, предполагающую доработку с учетом специфики конкретной организации. Инструкцию можно использовать в качестве ориентира для подготовки к работе в качестве секретаря. 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь референт относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно ген. директору организации.

1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности ген. директора.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством;

— Уставом организации;

— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);

— положениями о структурных подразделениях организации и службе;

— приказами (указаниями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

1.5. Должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями ген. директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, этику делового общения;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Должен уметь:

— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации)

— работать с документацией конфиденциального характера.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности ген.директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада ген. директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.

2.3. По указанию ген. директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений ген. директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.

2.5. Готовит по поручению ген. директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись ген. директору.

2.7. Готовит по поручению ген. директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку н считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для ген. директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует ген. директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной ген. директора, правильность формирования дел.

2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы.

2.12. По указанию ген. директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.13. Организует выполнение указаний и поручений ген. директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений ген. директора.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись ген. директору.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации. 

4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.

4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников. 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представляемых на подпись ген. директору.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка. Инструкции по документационному обеспечению управления организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт в своей деятельности взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора. 

7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).

7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.

7.3. Знание иностранного языка).

7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря. 

 

Content imported by Document Importer by Plugmatter

ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ!