Офис-менеджер

Офис-менеджер – это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

Описание профессии:
От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства – надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация – осмыслена и принята к сведению, а посетители – своевременно приняты.
Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер – одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.
В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством – определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.
Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.
При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер – настоящий хозяин офиса.

Личные качества:
Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны: организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Образование (Что надо знать?):
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).
Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Место работы и карьера:
Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда.

Content imported by Document Importer by Plugmatter

Posted in .
access advanced agile autumn beginner checkout confirmation customer education elementary facebook failed history intermediate journey mapping merlion mobile orlan phone powerlinux professions purchase question questions quick sport transaction upper Подбор персонала Полезная информация Трудоустройство Услуги адаптация блок время занятия зарплата инструмент интересно кадры качество клиенты консультация контроль маркетинг менеджмент мир модульный опыт ораторское искусство продажи руководитель руководство совет стимул товар тренинг увольнение управление упражнения