Cмена работы — это стресс. Человек меняет привычный образ жизни, адаптируется к новым условиям, принимает правила, знакомится с людьми, осваивает объем работы.
Очень важно, чтобы в этот период новый сотрудник ощущал поддержку, получал структурированную информацию, которая даст ему возможность найти ответы на все вопросы и быстрее вникнуть в работу. По данным экспертов, около 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Подумать только! Такой сотрудник уже неэффективен для компании. А ведь часто это происходит из-за того, что не налажен процесс адаптации, у сотрудника нет понимания значимости его работы, он не уверен в компании как качественном работодателе.
Как правило, на начальных этапах развития компании (по Адизесу это этапы Ухаживания и Младенчества) бизнес-процессы еще не выстроены, информация для новичков подается хаотично, каждый сотрудник принимает участие в адаптации новичка.
Идея создания книги сотрудника приходит на этапе активного развития компании. В это время в компании идет подбор персонала, упорядочиваются бизнес-процессы, руководители начинают понимать цену некачественного выполнения функциональных обязанностей сотрудников, а также неналаженного процесса адаптации вновь принятых сотрудников. Данная книга — прекрасное пособие по адаптации, в котором учтены все нюансы процесса.
Но и для «старых» сотрудников такая книга будет полезна в качестве шпаргалки в их деятельности. Ведь со временем часть информации забывается, есть задачи, которые выполняются нечасто, и необходимо вспомнить алгоритм их выполнения. Да и о ценностях, правилах корпоративной культуры время от времени не мешает обновить знания.
Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании «внезапно» уходит специалист, не передав информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.
• Правила создания книги сотрудника
1. Книгу необходимо формировать для каждой должности (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).
2. У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход. Отлично, когда книга есть в электронном виде, но из практики могу сказать, что сотрудники отдают предпочтение бумажному варианту. Делать дополнительные записи, объяснения, заметки, возвращаться к каким-то записям более удобно и привычно в бумажном формате.
Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.
Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть — все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры – будет общей для всех сотрудников. Вторая часть — функционал должности, инструменты, рабочие моменты — будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.
• Содержание книги сотрудника
◦ Часть 1
– Приветствие СЕО компании
– Ваш первый день
– История и факты о компании
– Основные услуги и продукты компании
– Результаты работы компании (инфографика)
– Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика)
– Описание оргструктуры (плюс имена и фото)
– Карта-схема предприятия
– Описание функций и сфер ответственности подразделений
– Словарь основных терминов
– Мессенджеры
– Телефонный справочник
– Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами
– Основные праздники, которые отмечает компания
◦ Часть 2
– Ваш рабочий день (график)
– Ваш функционал
– Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема)
– Ваш первый месяц
– Тайминг обучения
– Системы постановки задач (например, Jira)
– Отчетность
– Система оценки
– Ваша система мотивации
– Карта развития сотрудника
– Часто повторяющиеся ошибки на этой должности
Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:
– Карта продукта
– Этапы продаж
– Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления
– Цель звонка
– Скрипты разговоров
– Скрипт работы с возражениями
– Алгоритм работы с проблемными клиентами
– Конкуренты
– Чек-лист по звонкам
– Работа с CRM
– Инструкции
Чтобы книга была рабочим инструментом, задействуйте руководителей отделов. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, в результате которых вместе и определите содержание книги, подачу информации. В таком случае руководители быстрее примут на себя ответственность за внедрение этого инструмента в работу, ведь решение принято совместно.
Разные компании по разному подают материал в книге:
– в виде схем, табличек
– текстовое описание
– используя мультипликационных героев (например, Диснея)
– в виде карманного справочника
– в форме календаря
• Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника
– Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z — минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики.
– Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом.
– Пишите небольшим предложениями (5–7 слов).
– Используйте доступную лексику.
– Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).
Любой инструмент создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.