Идеальная книга сотрудника: как ее создать?

Cмена работы — это стресс. Человек меняет привычный образ жизни, адаптируется к новым условиям, принимает правила, знакомится с людьми, осваивает объем работы.

Очень важно, чтобы в этот период новый сотрудник ощущал поддержку, получал структурированную информацию, которая даст ему возможность найти ответы на все вопросы и быстрее вникнуть в работу. По данным экспертов, около 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Подумать только! Такой сотрудник уже неэффективен для компании. А ведь часто это происходит из-за того, что не налажен процесс адаптации, у сотрудника нет понимания значимости его работы, он не уверен в компании как качественном работодателе.

Как правило, на начальных этапах развития компании (по Адизесу это этапы Ухаживания и Младенчества) бизнес-процессы еще не выстроены, информация для новичков подается хаотично, каждый сотрудник принимает участие в адаптации новичка.

Идея создания книги сотрудника приходит на этапе активного развития компании. В это время в компании идет подбор персонала, упорядочиваются бизнес-процессы, руководители начинают понимать цену некачественного выполнения функциональных обязанностей сотрудников, а также неналаженного процесса адаптации вновь принятых сотрудников. Данная книга — прекрасное пособие по адаптации, в котором учтены все нюансы процесса.

Но и для «старых» сотрудников такая книга будет полезна в качестве шпаргалки в их деятельности. Ведь со временем часть информации забывается, есть задачи, которые выполняются нечасто, и необходимо вспомнить алгоритм их выполнения. Да и о ценностях, правилах корпоративной культуры время от времени не мешает обновить знания.

Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании «внезапно» уходит специалист, не передав информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.

• Правила создания книги сотрудника

1. Книгу необходимо формировать для каждой должности (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).

2. У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход. Отлично, когда книга есть в электронном виде, но из практики могу сказать, что сотрудники отдают предпочтение бумажному варианту. Делать дополнительные записи, объяснения, заметки, возвращаться к каким-то записям более удобно и привычно в бумажном формате.

Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.

Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть — все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры – будет общей для всех сотрудников. Вторая часть — функционал должности, инструменты, рабочие моменты — будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.

• Содержание книги сотрудника

◦ Часть 1
— Приветствие СЕО компании
— Ваш первый день
— История и факты о компании
— Основные услуги и продукты компании
— Результаты работы компании (инфографика)
— Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика)
— Описание оргструктуры (плюс имена и фото)
— Карта-схема предприятия
— Описание функций и сфер ответственности подразделений
— Словарь основных терминов
— Мессенджеры
— Телефонный справочник
— Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами
— Основные праздники, которые отмечает компания

◦ Часть 2
— Ваш рабочий день (график)
— Ваш функционал
— Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема)
— Ваш первый месяц
— Тайминг обучения
— Системы постановки задач (например, Jira)
— Отчетность
— Система оценки
— Ваша система мотивации
— Карта развития сотрудника
— Часто повторяющиеся ошибки на этой должности

Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:

— Карта продукта
— Этапы продаж
— Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления
— Цель звонка
— Скрипты разговоров
— Скрипт работы с возражениями
— Алгоритм работы с проблемными клиентами
— Конкуренты
— Чек-лист по звонкам
— Работа с CRM
— Инструкции

Чтобы книга была рабочим инструментом, задействуйте руководителей отделов. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, в результате которых вместе и определите содержание книги, подачу информации. В таком случае руководители быстрее примут на себя ответственность за внедрение этого инструмента в работу, ведь решение принято совместно.

Разные компании по разному подают материал в книге:
— в виде схем, табличек
— текстовое описание
— используя мультипликационных героев (например, Диснея)
— в виде карманного справочника
— в форме календаря

• Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника
— Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z — минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики.
— Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом.
— Пишите небольшим предложениями (5–7 слов).
— Используйте доступную лексику.
— Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).

Любой инструмент создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.

Posted in Анонс.