9 принципов правильной обратной связи после собеседования

Наверняка вы знаете, почему важно обязательно давать обратную связь отвергнутым кандидатам. Давайте теперь обсудим, как это делать по итогам собеседования, интервью, тестирования или ассесмент-центра. Опытом делится Наталья Чухрова, бизнес-коуч, методолог по разработке современных программ обучения, в прошлом — HR-директор банка.

Каждый раз, когда мы даем обратную связь кандидату, стоит помнить о том, что это нужно для:

  • его развития, а не для нашего самоутверждения, критики или формальной процедуры;
  • формирования у него положительного впечатления о компании, несмотря на то что ему предпочли другого кандидата.
  1. Отношение

Чтобы давать эффективную обратную связь, сотруднику HR нужно транслировать:

  • уверенность;
  • открытость;
  • дружелюбие;
  • умение услышать;
  • поддержку;
  • искреннюю веру в достоинства кандидата и желание ему успехов.

Всё это — без лжи, приукрашиваний и лести. Не стоит давать сомнительных надежд.

  1. Осознанность

Давая обратную связь, нужно четко осознавать, зачем вы это делаете и как это поможет человеку. Как может отразиться на имидже компании.

Типичная ошибка многих HR-менеджеров и руководителей: предоставляя обратную связь, они фокусируются только на пользе для компании, на том, как это соотносится с корпоративной культурой или их личными ценностями, забывая об интересах и пользе соискателя. А ведь именно их надо держать в фокусе.

  1. Только факты

Важно приводить факты, а не оценочные суждения. Это делает разговор конструктивным, а у вашего собеседника не появляется ощущения, что на него нападают как на личность. Делясь своими наблюдениями, лучше описывать только конкретное поведение, которое демонстрировал кандидат во время интервью или при процедуре оценки: его действия, формат общения. Очень важно использовать точные формулировки. Человеку должно стать понятно, каким образом он может свое мышление и поведение изменить и что конкретно ему нужно сделать, чтобы получить другой результат.

Понятно, что не на все вопросы о том, что определило выбор не в пользу кандидата, можно дать ответ с точки зрения внутренних процессов компании, но формулировки тех причин, которые вы назвать можете, должны быть максимально прозрачными и понятными. Тогда они не будут вызывать отторжения.

Примеры:
«Нам было недостаточно ясно, как вы справлялись с подобной ситуацией на предыдущем месте работы»;
«Жаль, что вам не хватило времени на стопроцентную проработку задания»;
«Вы очень много времени уделили деталям, однако тест не был завершен».

И не забывайте о том, что очень важно отметить и сильные стороны кандидата, которые вы заметили.

Примеры:
«Вы отлично продемонстрировали эрудицию, приводя примеры из опыта международных компаний»;
«Вам удалось сориентироваться в режиме неопределенности во время интервью»;
«Во время презентации вы назвали большинство рисков, предлагаемых решений».

  1. Баланс

Сбалансированная обратная связь — это когда получается подчеркнуть успешное и эффективное поведение, которое человек демонстрировал, и при этом дать нужные рекомендации, которые позволят ему улучшить свою результативность и в следующий раз сделать что-то по-другому для достижения наилучшего результата.

Помните про технику сэндвича, когда критика (так называемые зоны роста) аккуратно упаковываются между двумя «слоями» похвалы сильных сторон человека.

Принцип бутерброда (сэндвича): отметить сильную сторону + рассказать про «зону роста» + снова похвалить за сильную сторону.

Тогда даже самые чувствительные люди без обиды воспринимают информацию про свое слабое место.

Пример:
«У вас получилось расположить собеседника открытой манерой общаться, при этом вы вели себя максимально дипломатично и вежливо. Нам немного не хватило конкретных примеров из вашей практики и статистики, которую можно было бы учесть при принятии решения. Но ваша харизма и нацеленность на результат произвели впечатление».

  1. Своевременность

В зависимости от позиции существуют приблизительные сроки, в рамках которых принято давать ответ. Топ-менеджеры и руководители среднего звена могут ожидать решения достаточно долго (до нескольких месяцев), понимая, что их кандидатура проходит многочисленные итерации и согласования. Претендентам на линейные позиции принято давать ответ в течение 7–10 рабочих дней. Массовый персонал может узнать решение и в день интервью. Всё это определяется спецификой работодателя, внутренними процедурами и прозрачными договоренностями с соискателями.

  1. Соблюдение договоренностей

Это одно из главных условий профессиональной HR-политики. Не стоит давать людям обещания, которые не планируется сдерживать. Важно оптимально организовать работу сотрудников отдела подбора таким образом, чтобы кандидат понимал критерии к позиции, заранее знал о дальнейших шагах и ориентировался в сроках ожидания решения.

Например: «До 10-го числа этого месяца мы планируем провести все запланированные встречи с кандидатами и определиться с финалистом. С вами обязательно свяжутся для предоставления обратной связи».

Если количество поступающих резюме и кандидатов, дошедших до стадии интервью, слишком велико, чтобы дать обратную связь каждому, разумно сразу предупредить, что звонок последует только в случае положительного решения в конкретный срок.

Например: «На этой неделе у нас еще запланированы встречи с другими кандидатами. Если мы будем готовы к дальнейшему рассмотрению вашей кандидатуры, то до пятницы с вами свяжется наш менеджер по этой вакансии (имя, контакты). Пожалуйста, за это время тоже примите для себя решение, интересна ли вам эта позиция. Если обратная связь нужна вам в любом случае, свяжитесь, пожалуйста, с нами самостоятельно любым удобным способом — мессенджер, электронная почта, телефон».

Этот вариант не держит человека в подвешенном состоянии и в то же время психологически облегчает ему задачу позвонить самому, если к концу недели ответ от компании не поступит. Ведь он в этом случае не выступает в неприятной роли назойливого просителя, его предупредили, что такой звонок будет нормально воспринят.

Когда рекрутер пообещал позвонить сам, сделать это нужно в любом случае. А если результат отбора затягивается, следует связаться с человеком, объяснить причины промедления и перенести время звонка. В случае с претендентами на руководящие должности об отказе обязательно нужно уведомить, другие варианты исключены. Это уже фактически правило профессионального этикета.

  1. Мотивация

Чтобы оставить у кандидата хорошее впечатление, важно сказать ему что-то мотивирующее, позитивное. Отлично подойдут специальные развивающие и мотивационные вопросы.

Например:
Тестирование в нашем центре оценки как-то влияло на вашу работу (вашу эффективность)?
Вы вынесли что-то полезное для себя?
Какую обратную связь вы ранее получали по итогам подобных оценок?
Что бы вы поменяли, если была бы возможность пройти интервью еще раз?
Что именно вы изменили бы в вашем общении?
Как вы думаете, как это отразится на вашей эффективности?

Очень важно, чтобы в подобном диалоге с кандидатом основной фокус внимания был направлен на его поддержку. Ваша задача — подсказать или дать понять, что поможет ему в будущем пройти подобную оценку лучше.

  1. Грамотный формат

То, в каком формате дана обратная связь, тоже отражается на впечатлении от работодателя.

Письмо по электронной почте или сообщение в мессенджере — пожалуй, самый популярный вариант. Но, безусловно, звонок демонстрирует больше внимания к кандидату и лучше подходит для построения отношений с ним в будущем, а также для оставления хорошего впечатления о компании. Аудиосообщение может стать хорошей альтернативой звонку, если по какой-то причине с кандидатом не удалось связаться.

  1. Смелость

С соискателями, которые совершенно очевидно не подходят на должность, важно учтиво попрощаться сразу. Это поможет сэкономить и ваше, и их время. Они в любом случае будут разочарованы тем, что не подошли, но ясность лучше томительного ожидания и неизвестности.

Многословность не нужна — одной-двух причин отказа вполне достаточно. Главное, чтобы кандидат понял, что у вас четкие критерии оценки. И, конечно, крайне важно соблюдать юридические и этические тонкости. Причиной отказа в приеме на работу может служить отсутствие необходимого опыта и профессиональных навыков, но никак не внешний вид, поведение человека, расовые, гендерные или религиозные предпочтения. Еще лучше перевести разговор с профессиональных недочетов соискателя на преимущества других претендентов, например, уточнив, что у вас уже побывали на собеседовании профессионально более подходящие кандидаты и вы, очевидно, будете выбирать из них.

В любом случае важнейшей составляющей обратной связи должно быть уважение к кандидату и искреннее желание поддержать его. Обязательно нужно поблагодарить человека за уделенное время и пожелать ему удачи в дальнейших поисках. Не стоит забывать про волшебные фразы «Очень приятно было пообщаться», «Искренне рады знакомству», как и про ободряющую улыбку.

Пусть обратная связь будет взаимополезной!

Билл Гейтс, история успеха
Проверьте свой мозг на способность мыслить логически
Как сказать начальнику об увольнении?
20 вдохновляющих цитат Стива Джобса для перфекционистов
Какая работа вам действительно подходит
SWOT-анализ
7 секретов Стива Джобса, которые помогали ему добиваться целей, которые не по зубам 90 % людей
Как перезагрузить мозг. Простой способ выйти из умственного тупика
Как перезагрузить мозг. Простой способ выйти из умственного тупика
С наступающим Новым 2019 годом!
Л – значит лояльность: как влюбить в себя клиента
Как отвечать на вопрос - что в предыдущей работе нравилось вам меньше всего? на собеседовании
Установление контакта в холодном звонке.
Искусство упрощения
БИЗНЕСХАК: Система постановки целей: КЕДР вместо SMART
Почему вам стоит искать работу перед праздниками
6 причин не сохранять пароли в браузере
Как подготовиться к собеседованию по телефону или скайпу
Posted in Полезно прочитать.