9 принципов правильной обратной связи после собеседования

Наверняка вы знаете, почему важно обязательно давать обратную связь отвергнутым кандидатам. Давайте теперь обсудим, как это делать по итогам собеседования, интервью, тестирования или ассесмент-центра. Опытом делится Наталья Чухрова, бизнес-коуч, методолог по разработке современных программ обучения, в прошлом — HR-директор банка.

Каждый раз, когда мы даем обратную связь кандидату, стоит помнить о том, что это нужно для:

  • его развития, а не для нашего самоутверждения, критики или формальной процедуры;
  • формирования у него положительного впечатления о компании, несмотря на то что ему предпочли другого кандидата.
  1. Отношение

Чтобы давать эффективную обратную связь, сотруднику HR нужно транслировать:

  • уверенность;
  • открытость;
  • дружелюбие;
  • умение услышать;
  • поддержку;
  • искреннюю веру в достоинства кандидата и желание ему успехов.

Всё это — без лжи, приукрашиваний и лести. Не стоит давать сомнительных надежд.

  1. Осознанность

Давая обратную связь, нужно четко осознавать, зачем вы это делаете и как это поможет человеку. Как может отразиться на имидже компании.

Типичная ошибка многих HR-менеджеров и руководителей: предоставляя обратную связь, они фокусируются только на пользе для компании, на том, как это соотносится с корпоративной культурой или их личными ценностями, забывая об интересах и пользе соискателя. А ведь именно их надо держать в фокусе.

  1. Только факты

Важно приводить факты, а не оценочные суждения. Это делает разговор конструктивным, а у вашего собеседника не появляется ощущения, что на него нападают как на личность. Делясь своими наблюдениями, лучше описывать только конкретное поведение, которое демонстрировал кандидат во время интервью или при процедуре оценки: его действия, формат общения. Очень важно использовать точные формулировки. Человеку должно стать понятно, каким образом он может свое мышление и поведение изменить и что конкретно ему нужно сделать, чтобы получить другой результат.

Понятно, что не на все вопросы о том, что определило выбор не в пользу кандидата, можно дать ответ с точки зрения внутренних процессов компании, но формулировки тех причин, которые вы назвать можете, должны быть максимально прозрачными и понятными. Тогда они не будут вызывать отторжения.

Примеры:
«Нам было недостаточно ясно, как вы справлялись с подобной ситуацией на предыдущем месте работы»;
«Жаль, что вам не хватило времени на стопроцентную проработку задания»;
«Вы очень много времени уделили деталям, однако тест не был завершен».

И не забывайте о том, что очень важно отметить и сильные стороны кандидата, которые вы заметили.

Примеры:
«Вы отлично продемонстрировали эрудицию, приводя примеры из опыта международных компаний»;
«Вам удалось сориентироваться в режиме неопределенности во время интервью»;
«Во время презентации вы назвали большинство рисков, предлагаемых решений».

  1. Баланс

Сбалансированная обратная связь — это когда получается подчеркнуть успешное и эффективное поведение, которое человек демонстрировал, и при этом дать нужные рекомендации, которые позволят ему улучшить свою результативность и в следующий раз сделать что-то по-другому для достижения наилучшего результата.

Помните про технику сэндвича, когда критика (так называемые зоны роста) аккуратно упаковываются между двумя «слоями» похвалы сильных сторон человека.

Принцип бутерброда (сэндвича): отметить сильную сторону + рассказать про «зону роста» + снова похвалить за сильную сторону.

Тогда даже самые чувствительные люди без обиды воспринимают информацию про свое слабое место.

Пример:
«У вас получилось расположить собеседника открытой манерой общаться, при этом вы вели себя максимально дипломатично и вежливо. Нам немного не хватило конкретных примеров из вашей практики и статистики, которую можно было бы учесть при принятии решения. Но ваша харизма и нацеленность на результат произвели впечатление».

  1. Своевременность

В зависимости от позиции существуют приблизительные сроки, в рамках которых принято давать ответ. Топ-менеджеры и руководители среднего звена могут ожидать решения достаточно долго (до нескольких месяцев), понимая, что их кандидатура проходит многочисленные итерации и согласования. Претендентам на линейные позиции принято давать ответ в течение 7–10 рабочих дней. Массовый персонал может узнать решение и в день интервью. Всё это определяется спецификой работодателя, внутренними процедурами и прозрачными договоренностями с соискателями.

  1. Соблюдение договоренностей

Это одно из главных условий профессиональной HR-политики. Не стоит давать людям обещания, которые не планируется сдерживать. Важно оптимально организовать работу сотрудников отдела подбора таким образом, чтобы кандидат понимал критерии к позиции, заранее знал о дальнейших шагах и ориентировался в сроках ожидания решения.

Например: «До 10-го числа этого месяца мы планируем провести все запланированные встречи с кандидатами и определиться с финалистом. С вами обязательно свяжутся для предоставления обратной связи».

Если количество поступающих резюме и кандидатов, дошедших до стадии интервью, слишком велико, чтобы дать обратную связь каждому, разумно сразу предупредить, что звонок последует только в случае положительного решения в конкретный срок.

Например: «На этой неделе у нас еще запланированы встречи с другими кандидатами. Если мы будем готовы к дальнейшему рассмотрению вашей кандидатуры, то до пятницы с вами свяжется наш менеджер по этой вакансии (имя, контакты). Пожалуйста, за это время тоже примите для себя решение, интересна ли вам эта позиция. Если обратная связь нужна вам в любом случае, свяжитесь, пожалуйста, с нами самостоятельно любым удобным способом — мессенджер, электронная почта, телефон».

Этот вариант не держит человека в подвешенном состоянии и в то же время психологически облегчает ему задачу позвонить самому, если к концу недели ответ от компании не поступит. Ведь он в этом случае не выступает в неприятной роли назойливого просителя, его предупредили, что такой звонок будет нормально воспринят.

Когда рекрутер пообещал позвонить сам, сделать это нужно в любом случае. А если результат отбора затягивается, следует связаться с человеком, объяснить причины промедления и перенести время звонка. В случае с претендентами на руководящие должности об отказе обязательно нужно уведомить, другие варианты исключены. Это уже фактически правило профессионального этикета.

  1. Мотивация

Чтобы оставить у кандидата хорошее впечатление, важно сказать ему что-то мотивирующее, позитивное. Отлично подойдут специальные развивающие и мотивационные вопросы.

Например:
Тестирование в нашем центре оценки как-то влияло на вашу работу (вашу эффективность)?
Вы вынесли что-то полезное для себя?
Какую обратную связь вы ранее получали по итогам подобных оценок?
Что бы вы поменяли, если была бы возможность пройти интервью еще раз?
Что именно вы изменили бы в вашем общении?
Как вы думаете, как это отразится на вашей эффективности?

Очень важно, чтобы в подобном диалоге с кандидатом основной фокус внимания был направлен на его поддержку. Ваша задача — подсказать или дать понять, что поможет ему в будущем пройти подобную оценку лучше.

  1. Грамотный формат

То, в каком формате дана обратная связь, тоже отражается на впечатлении от работодателя.

Письмо по электронной почте или сообщение в мессенджере — пожалуй, самый популярный вариант. Но, безусловно, звонок демонстрирует больше внимания к кандидату и лучше подходит для построения отношений с ним в будущем, а также для оставления хорошего впечатления о компании. Аудиосообщение может стать хорошей альтернативой звонку, если по какой-то причине с кандидатом не удалось связаться.

  1. Смелость

С соискателями, которые совершенно очевидно не подходят на должность, важно учтиво попрощаться сразу. Это поможет сэкономить и ваше, и их время. Они в любом случае будут разочарованы тем, что не подошли, но ясность лучше томительного ожидания и неизвестности.

Многословность не нужна — одной-двух причин отказа вполне достаточно. Главное, чтобы кандидат понял, что у вас четкие критерии оценки. И, конечно, крайне важно соблюдать юридические и этические тонкости. Причиной отказа в приеме на работу может служить отсутствие необходимого опыта и профессиональных навыков, но никак не внешний вид, поведение человека, расовые, гендерные или религиозные предпочтения. Еще лучше перевести разговор с профессиональных недочетов соискателя на преимущества других претендентов, например, уточнив, что у вас уже побывали на собеседовании профессионально более подходящие кандидаты и вы, очевидно, будете выбирать из них.

В любом случае важнейшей составляющей обратной связи должно быть уважение к кандидату и искреннее желание поддержать его. Обязательно нужно поблагодарить человека за уделенное время и пожелать ему удачи в дальнейших поисках. Не стоит забывать про волшебные фразы «Очень приятно было пообщаться», «Искренне рады знакомству», как и про ободряющую улыбку.

Пусть обратная связь будет взаимополезной!

Posted in Полезно прочитать.